Access ablösen — die vier Wege und was sie kosten
Der billigste Weg ist der, den Microsoft selbst empfiehlt. Er löst nur nicht das Problem, das die meisten tatsächlich haben.
Es gibt vier Wege: die Daten nach SQL Server auslagern und Access als Oberfläche behalten, auf Power Apps umziehen, eine Standardsoftware kaufen, oder als Web-Anwendung neu bauen. Welcher richtig ist, entscheidet nicht die Datenmenge — sondern wer mit der Datenbank arbeitet und von wo.
Wer «Access ablösen» sucht, hat den Entscheid meist schon gefällt und sucht die Route. Deshalb zuerst kurz, warum der Entscheid fast immer richtig ist, und dann die vier Routen mit ihren Kosten.
Warum die Grenze real ist, nicht gefühlt
Access wird gern als veraltet abgetan. Das ist unfair — für Einzelplatz-Datenbanken mit klarer Aufgabe ist es bis heute ein gutes Werkzeug. Die Grenzen sind trotzdem hart und stehen als Zahlen in Microsofts eigener Spezifikation:
- 2 Gigabyte maximale Dateigrösse, «minus the space needed for system objects». Fotos und Anhänge in der Datenbank erreichen das schneller, als man denkt.
- 255 gleichzeitige Nutzer als theoretisches Maximum. In der Praxis wird es lange vorher zäh.
- 255 Felder pro Tabelle, 32 Tabellen pro Abfrage, 32'768 Objekte pro Datenbank.
Dazu zwei Eigenschaften, die in keiner Tabelle stehen und trotzdem meistens den Ausschlag geben: Access läuft nur unter Windows. Es gibt keine Mac-Version, keine Browser-Version und keine App fürs Handy. Wer draussen erfasst, kann Access nicht benutzen — Punkt.
Und die Web-Variante, auf die vor zehn Jahren viele gesetzt haben, ist tot. Microsoft hält es selbst fest: Die Erstellung neuer Access-Web-Apps und Access-Webdatenbanken in Microsoft 365 und SharePoint Online wurde im Juni 2017 eingestellt, die verbliebenen wurden bis April 2018 abgeschaltet. Access-Desktopdatenbanken sind davon nicht betroffen und werden weiterhin unterstützt.
Quellen: Microsoft Support, «Access specifications» und «Access Services in SharePoint Roadmap».
Weg 1: Daten nach SQL Server, Access bleibt die Oberfläche
Der günstigste Weg, und Microsoft empfiehlt ihn selbst. Die Tabellen wandern auf einen SQL Server, die Access-Datei bleibt als Frontend mit verknüpften Tabellen bestehen. Formulare, Berichte, Abfragen und VBA bleiben erhalten.
Microsoft nennt dafür diese Gründe: mehr Daten und mehr gleichzeitige Verbindungen, bessere Leistung bei grossen Datenbeständen, Sicherung im laufenden Betrieb ohne die Nutzer abzumelden, Integration in die Windows-Sicherheit, automatische Wiederherstellung nach einem Systemausfall innert Minuten, und Fernzugriff über VPN — der mit Access alleine nicht funktioniert.
Was er löst: die 2-Gigabyte-Grenze, die Zahl gleichzeitiger Nutzer, das Sicherungsproblem, die Ausfallsicherheit.
Was er nicht löst: Es bleibt Windows. Es bleibt Desktop. Es bleibt VBA, das eine Person im Betrieb versteht. Und es bleibt eine Datei, die jemand kopieren kann. Wer aus diesen Gründen ablösen wollte, hat nach der Migration dasselbe Problem mit einer schnelleren Datenbank dahinter.
Quelle: Microsoft Support, «Migrate an Access database to SQL Server».
Weg 2: Power Apps und Dataverse
Das ist Microsofts eigene Empfehlung als Nachfolge für die abgeschalteten Access-Web-Apps: die Daten nach Dataverse, die Oberfläche als Power App. Damit ist die Anwendung im Browser und auf dem Handy, und sie hängt an der bestehenden Microsoft-Anmeldung.
Zwei Haken, die man vor dem Start kennen muss. Erstens ist das Modell eine Lizenz pro Nutzer und Monat — die Kosten wachsen mit dem Team, nicht mit dem Nutzen, und die aktuelle Preisliste steht beim Hersteller, nicht hier. Zweitens wandert Ihre Geschäftslogik von einer proprietären Umgebung in die nächste; wer das Haus wechseln will, weil er nicht mehr abhängig sein möchte, sollte diesen Weg zweimal prüfen.
Für Betriebe, die ohnehin vollständig in Microsoft 365 arbeiten und deren Logik einfach ist, ist er trotzdem oft der pragmatischste.
Weg 3: Eine Standardlösung kaufen
Der am häufigsten übersehene Weg. Viele Access-Datenbanken sind vor fünfzehn Jahren entstanden, weil es damals nichts Passendes zu kaufen gab. Heute gibt es für Auftragsverwaltung, Lagerbewirtschaftung, Adressverwaltung, Mitgliederverwaltung und Zeiterfassung fertige Schweizer Produkte mit Support und Weiterentwicklung.
Die ehrliche Prüffrage lautet: Wenn Sie beschreiben, was Ihre Datenbank tut, klingt es dann nach etwas, das viele Betriebe brauchen? Dann kaufen Sie es. Eine Eigenentwicklung, die dasselbe macht wie ein Standardprodukt, ist teurer im Aufbau und teurer im Unterhalt.
Weg 4: Neu bauen als Web-Anwendung
Sinnvoll, wenn drei Dinge zusammenkommen: Die Logik ist wirklich Ihre eigene und in keinem Standardprodukt abgebildet. Es wird von unterwegs oder von mehreren Standorten erfasst. Und es braucht Nachweis — wer wann was geändert hat, mit Rollen und Historie.
Dann wird aus der Access-Datenbank eine Anwendung im Browser, die Daten liegen in einer Datenbank auf einem Server in der Schweiz, und die Access-Datei wird zum Archiv.
Was das kostet — ehrlich gerechnet
Meine Fixpreise richten sich nach der Form der abzulösenden Sache, nicht nach der Branche: eine Fristenliste ab CHF 9'000, ein Rapport ab CHF 12'000, eine Belegungstabelle ab CHF 15'000. Für Excel-Tabellen passt das, weil eine Tabelle fast immer genau eine Form ist.
Bei Access ist das anders, und es wäre unredlich, das zu verschweigen. Eine gewachsene Access-Datenbank enthält meistens zwei bis vier solcher Formen — Stammdaten, Erfassung, Auswertung, dazu ein paar Berichte. Als Grössenordnung, ausdrücklich nicht als Offerte: Eine Access-Ablösung liegt selten unter CHF 20'000, und was darüber hinaus dazukommt, treibt nicht die Datenmenge, sondern die Zahl der Formulare und Berichte, die tatsächlich noch benutzt werden.
Genau diese Zahl kennt fast niemand. Deshalb steht sie unten in der Liste der Dinge, die Sie vor jedem Gespräch selbst herausfinden können.
Die Reihenfolge der Entscheidung
- Gibt es ein Standardprodukt, das das tut? Wenn ja, Weg 3, und der Rest erübrigt sich.
- Muss jemand von unterwegs oder aus dem Browser darauf? Wenn nein, ist Weg 1 fast immer der richtige — er ist der billigste und behält alles, was funktioniert.
- Wenn ja: Ist die Logik einfach und arbeiten alle ohnehin in Microsoft 365? Dann Weg 2.
- Ist die Logik eigen, wird ein Nachweis gebraucht, oder soll die Zahl der Nutzer den Preis nicht treiben? Dann Weg 4.
Die vier Wege nebeneinander
| SQL Server dahinter | Power Apps | Standardprodukt | Web-Anwendung | |
|---|---|---|---|---|
| Aufbau | am günstigsten | gering bis mittel | Einführungskosten | ab ca. CHF 20'000, Schätzung |
| Laufend | Serverbetrieb | Lizenz pro Nutzer | Abo pro Nutzer | nutzerunabhängige Pauschale |
| Läuft auf | Windows-Desktop | Browser und Handy | je nach Produkt | Browser und Handy |
| VBA bleibt | ja | nein, wird neu gebaut | entfällt | nein, wird neu gebaut |
| Der Haken | löst Windows und Desktop nicht | neue Abhängigkeit, Kosten wachsen mit dem Team | Ihre Eigenheiten passen vielleicht nicht hinein | teuerster Aufbau |
Was Sie vor jedem Gespräch selbst herausfinden können
Diese fünf Angaben entscheiden über den Weg und über den Preis. Sie kosten Sie zwanzig Minuten und sparen jedem Anbieter — auch mir — einen halben Tag Rätselraten:
- Die Dateigrösse der .accdb oder .mdb. Nahe an 2 GB heisst: der Entscheid ist ohnehin fällig.
- Die Anzahl Formulare und Berichte, und davon die Zahl derer, die im letzten Jahr wirklich benutzt wurden. Im Navigationsbereich abzählen. Das ist der wichtigste Kostentreiber.
- Gibt es VBA-Code? Alt + F11 öffnet den Editor. Steht dort nichts, ist die Ablösung deutlich einfacher.
- Wie viele Personen arbeiten gleichzeitig damit, und ist die Datenbank in Frontend und Backend getrennt oder liegt alles in einer Datei auf dem Netzlaufwerk?
- Wer arbeitet wo? Alle im selben Büro, oder auch draussen, im Homeoffice, an einem zweiten Standort?
Häufige Fragen
Wie gross darf eine Access-Datenbank sein?
Maximal 2 Gigabyte, abzüglich des Platzes für Systemobjekte. Wird die Grenze erreicht, hilft kurzfristig das Komprimieren und Reparieren oder das Auslagern von Anhängen; dauerhaft nur ein Wechsel des Datenbank-Systems.
Wie viele Benutzer verträgt Access gleichzeitig?
Microsoft nennt 255 gleichzeitige Nutzer als Maximum. In der Praxis wird die Arbeit meist deutlich früher zäh, besonders wenn die Datenbank nicht in Frontend und Backend getrennt ist.
Gibt es Access im Browser oder auf dem Handy?
Nein. Access läuft nur unter Windows. Die früheren Access-Web-Apps hat Microsoft im Juni 2017 für Neuanlagen gesperrt und bis April 2018 abgeschaltet. Als Nachfolge empfiehlt Microsoft Power Apps.
Kann ich Access behalten und nur die Daten auslagern?
Ja. Das ist Microsofts eigene Empfehlung: Die Tabellen wandern auf einen SQL Server, die Access-Datei bleibt als Frontend mit verknüpften Tabellen bestehen. Formulare, Berichte und VBA bleiben erhalten.
Was kostet es, eine Access-Datenbank neu zu bauen?
Als Grössenordnung und ausdrücklich nicht als Offerte: selten unter CHF 20'000. Der Preis richtet sich nach der Zahl der tatsächlich genutzten Formulare und Berichte, nicht nach der Datenmenge. Eine belastbare Zahl gibt es erst, wenn jemand in die Datei geschaut hat.
Schicken Sie mir Ihre Datenbank oder die fünf Angaben von oben. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung: welcher Weg der richtige ist, was er kostet und was er nicht löst. Wenn Weg 1 genügt, sage ich Ihnen das — das ist der Weg, an dem ich nichts verdiene.
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Quellen
- Microsoft Support: Access specifications — 2 GB Dateigrösse, 255 gleichzeitige Nutzer, 255 Felder pro Tabelle, 32 Tabellen pro Abfrage, 32'768 Objekte
- Microsoft Support: Access Services in SharePoint Roadmap — Neuanlagen gestoppt Juni 2017, Abschaltung bis April 2018, Empfehlung Power Apps und Dataverse
- Microsoft Support: Migrate an Access database to SQL Server — Gründe für die Auslagerung, Access bleibt als Frontend mit verknüpften Tabellen
Alle Angaben am 14. August 2026 an der Herstellerdokumentation geprüft. Preisangaben zu Microsoft-Lizenzen bewusst nicht genannt — sie ändern sich und stehen beim Hersteller. Die genannten Fixpreise sind meine eigenen; die Grössenordnung für eine Access-Ablösung ist eine Schätzung, keine Offerte.