Wartungsplan in Excel
Der vollständige Bauplan — acht Spalten, drei Formeln, eine Ampel. Und die vier Stellen, an denen er im Betrieb scheitert.
Ein brauchbarer Wartungsplan braucht acht Spalten und drei Formeln — der Bauplan steht gleich unten und kostet nichts. Die Grenze ist danach keine Formelfrage: Eine Tabelle erinnert nicht. Sie wird nur rot, wenn jemand sie öffnet.
Deshalb zuerst die Vorlage, komplett und zum Nachbauen. Danach die vier Stellen, an denen sie im Betrieb bricht — und was man statt einer sechsten Vorlage tun kann.
Der Bauplan: acht Spalten
| Spalte | Inhalt | |
|---|---|---|
| A | Anlage | eindeutige Bezeichnung, besser eine Nummer als ein Name |
| B | Standort | Gebäude, Stockwerk, Raum — das, wonach jemand vor Ort sucht |
| C | Aufgabe | was genau zu tun ist, ein Satz |
| D | Intervall in Monaten | 12, 24, 60 — als Zahl, nie als Text «jährlich» |
| E | Letzte Ausführung | echtes Datum, kein Text |
| F | Nächste Fälligkeit | Formel, siehe unten |
| G | Tage bis fällig | Formel, siehe unten |
| H | Zuständig | eine Person, nicht «Team Technik» |
Ein Punkt zu Spalte D, der später alles entscheidet: Das Intervall gehört als Zahl erfasst, nicht als Wort. «jährlich» kann Excel nicht rechnen, 12 schon.
Formel 1 — nächste Fälligkeit
EDATUM verschiebt ein Datum um eine Anzahl Monate. Zwei Eigenschaften nennt Microsoft ausdrücklich, und beide sind hier nützlich: Fällt das Startdatum auf den letzten Tag eines Monats, landet auch das Ergebnis auf dem letzten Tag des Zielmonats. Und nicht ganzzahlige Monatsangaben werden abgeschnitten, nicht gerundet — 1,5 Monate sind für EDATUM einfach 1.
Das WENN(E2="";"";…) davor ist kein Schmuck. Ohne es zeigt eine Zeile ohne letzte Ausführung den 31. Dezember 1899, und die Ampel weiter unten färbt sie leuchtend rot — die häufigste Ursache dafür, dass eine frische Wartungsliste sofort nach Katastrophe aussieht.
Formel 2 — Restlaufzeit
Excel speichert Daten als fortlaufende Zahlen, deshalb ist die Differenz zweier Daten schlicht eine Anzahl Tage. Ein negativer Wert heisst überfällig.
Formel 3 — die Ampel über bedingte Formatierung
Nicht über «Zellen einfärben», sondern über Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel → «Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden». Bereich vorher markieren, etwa A2:H500. Zwei Regeln, in dieser Reihenfolge:
Das Dollarzeichen vor dem F ist der Trick, den die meisten Vorlagen falsch machen: Es friert die Spalte ein, die Zeile bleibt beweglich. Dadurch färbt sich die ganze Zeile und nicht nur die Datumszelle. Und weil die rote Regel oben steht, gewinnt sie bei überfälligen Zeilen gegen die orange.
Quellen: Microsoft Support, «EDATUM (Funktion)» und «Verwenden von bedingter Formatierung zum Hervorheben von Informationen».
Der Nachtrag, der oft fehlt
HEUTE ist eine flüchtige Funktion — sie rechnet bei jeder Neuberechnung neu. Das ist hier praktisch, hat aber eine Kehrseite: Die Datei ist immer nur so aktuell wie ihr letztes Öffnen. Eine geschlossene Datei rechnet nicht, meldet nichts und wird nicht rot. Mehr dazu im Beitrag über langsame Arbeitsmappen, wo flüchtige Funktionen die andere Seite ihrer Medaille zeigen.
Die vier Stellen, an denen die Vorlage bricht
1. Sie erinnert nicht
Das ist der grosse. Die Ampel funktioniert tadellos — sobald jemand die Datei öffnet. Ein Wartungsplan, den niemand öffnet, ist kein Wartungsplan, sondern ein Dokument über verpasste Termine. Und geöffnet wird sie erfahrungsgemäss dann, wenn schon jemand gefragt hat.
2. «Erledigt» heisst überschreiben
Die Vorlage hat genau ein Feld für die letzte Ausführung. Wer die Wartung erledigt, trägt das neue Datum ein — und löscht damit das alte. Nach fünf Jahren steht in der Datei, dass die Anlage letztes Jahr geprüft wurde. Was 2022, 2023 und 2024 war, ist weg.
Das ist genau die Angabe, die jemand später sehen will: nicht wann die nächste Wartung ansteht, sondern dass die letzten fünf tatsächlich stattgefunden haben. Der Behelf ist ein zweites Blatt namens «Historie», in das man von Hand kopiert. Er funktioniert genau so lange, wie sich jemand daran erinnert.
3. Der Nachweis fehlt
Wer hat die Wartung ausgeführt, mit welchem Ergebnis, gab es Beanstandungen, wo liegt das Protokoll? In einer Zeile mit acht Spalten steht davon nichts. Es landet in einer Notizspalte, dann in einer zweiten, und irgendwann in einem Ordner, dessen Verknüpfung zur Zeile niemand herstellen kann.
4. Zwei Intervalle pro Anlage gehen nicht sauber
Eine Anlage hat oft mehrere Fristen: eine jährliche Sichtprüfung, eine mehrjährige Messung, dazu vielleicht ein Herstellerintervall für ein einzelnes Bauteil. Die Vorlage kennt eine Zeile pro Anlage. Man behilft sich mit einer Zeile pro Aufgabe — und hat die Stammdaten der Anlage danach drei Mal in der Datei. Ändert der Standort, ändert man ihn an drei Stellen, oder eben an zweien.
Die ehrliche Zwischenstufe
Nicht jeder braucht deswegen eine Ablösung. Wenn Ihr einziges Problem Punkt 1 ist — es erinnert niemand —, dann gibt es zwei billige Wege, bevor jemand Software baut:
- Ein wiederkehrender Kalendereintrag, der nicht an die Wartung erinnert, sondern daran, die Liste zu öffnen. Klingt banal, wirkt, kostet nichts.
- Eine Automatisierung über Power Automate, die die Liste liest und bei Unterschreitung einer Restlaufzeit eine Mail schickt. Setzt eine Microsoft-Lizenz und etwas Aufbauarbeit voraus; die Liste muss dafür an einem Ort liegen, den der Dienst erreicht.
Beide lösen Punkt 1 und keinen der anderen drei. Wenn Sie mit den Punkten 2 bis 4 leben können, sparen Sie sich das Geld.
Was daraus wird, wenn es abgelöst wird
Eine Fristenliste ist die erste der sechs Formen im Baukasten und die günstigste in der Ablösung, weil ihre Logik klein ist. Aus den acht Spalten wird:
- eine Wiederholungsregel pro Aufgabe statt einer Datumsformel, mehrere Aufgaben pro Anlage;
- eine Erledigt-Buchung, die den nächsten Termin selbst setzt und den alten als Historieneintrag behält, statt ihn zu überschreiben;
- ein Nachweis pro Ausführung — wer, wann, Ergebnis, Beleg als Anhang;
- eine Mail an den Zuständigen und auf Wunsch an den Kunden, ohne dass jemand die Datei öffnen muss.
Fixpreis in meinem Baukasten: CHF 9'000 bis 12'000, vier Wochen.
Wo Schluss ist
Drei Anzeichen, dass die Vorlage ihre Aufgabe nicht mehr erfüllt:
- Ein Termin ist durchgerutscht, und beim Nachschauen war er in der Datei korrekt rot markiert. Die Information war da, sie hat nur niemanden erreicht.
- Jemand fragt nach der Historie — der Kunde, die Versicherung, ein Prüfer — und die Antwort muss aus Mails und Ordnern zusammengesucht werden.
- Die Liste hat mehr als eine Zeile pro Anlage, und die Stammdaten stimmen nicht mehr überein.
Der ehrliche Schluss: Bauen Sie die Vorlage oben. Sie ist in zwanzig Minuten fertig und deckt den grössten Teil ab. Setzen Sie sich den Kalendereintrag dazu, der Sie ans Öffnen erinnert. Und wenn Sie später merken, dass Sie eine Historie brauchen, die niemand überschreiben kann, wissen Sie, warum.
Häufige Fragen
Wie berechne ich in Excel den nächsten Wartungstermin?
Mit =EDATUM(letzte_Ausführung;Intervall_in_Monaten), umschlossen von einer WENN-Abfrage, damit leere Zeilen leer bleiben: =WENN(E2="";"";EDATUM(E2;D2)). Das Intervall muss als Zahl erfasst sein, nicht als Wort.
Wie markiere ich überfällige Termine automatisch farbig?
Über Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel → «Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden». Für überfällig: =UND($F2<>"";$F2<HEUTE()). Das Dollarzeichen vor der Spalte sorgt dafür, dass die ganze Zeile eingefärbt wird.
Warum zeigt meine Wartungsliste bei leeren Zeilen ein Datum von 1899?
Weil Excel Daten als fortlaufende Zahlen speichert und eine leere Zelle als 0 rechnet — das entspricht dem 0. Januar 1900. Abhilfe schafft die WENN-Abfrage um die Formel herum, die leere Zeilen leer lässt.
Kann Excel automatisch an eine Wartung erinnern?
Nicht von sich aus. Die bedingte Formatierung wirkt erst, wenn die Datei geöffnet und neu berechnet wird; HEUTE rechnet nur in einer offenen Mappe. Eine Erinnerung ohne Öffnen braucht eine Automatisierung ausserhalb von Excel, etwa über Power Automate, oder eine Anwendung, die selbst Mails versendet.
Wie halte ich die Wartungshistorie in Excel fest?
Nur behelfsmässig. Die übliche Vorlage hat ein einziges Feld für die letzte Ausführung, das beim Erledigen überschrieben wird. Wer die Historie braucht, führt ein zweites Blatt und kopiert den alten Eintrag vor jeder Aktualisierung von Hand dorthin — was genau so lange funktioniert, wie jemand daran denkt.
Schicken Sie mir Ihre Liste. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung: ob die Vorlage genügt, ob eine Automatisierung reicht oder ob es die Ablösung braucht — und was sie kostet. Wenn ein Kalendereintrag Ihr Problem löst, sage ich Ihnen das.
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Quellen
- Microsoft Support: EDATE / EDATUM (Funktion) — Syntax, Verhalten am Monatsende, Abschneiden nicht ganzzahliger Monate, Daten als fortlaufende Zahlen
- Microsoft Support: Verwenden von bedingter Formatierung zum Hervorheben von Informationen — Regeln mit eigener Formel
- Microsoft Learn: Excel performance — Improving calculation performance — HEUTE als flüchtige Funktion
Alle Angaben am 14. August 2026 an der Herstellerdokumentation geprüft. Dieser Beitrag beschreibt den Aufbau einer Terminliste und trifft keine Aussage darüber, welche Wartungs- oder Kontrollfristen für Ihre Anlagen gelten — die stehen in den Herstellerangaben und in den für Sie geltenden Vorgaben.